UX writing: czym jest i jak pisać teksty w interfejsie

Gdzie na stronie pracuje UX writing?

UX writing pracuje wszędzie tam, gdzie tekst prowadzi do działania albo wyjaśnia stan, także na zwykłej wizytówce firmy i w sklepie. W praktyce często sprowadza się go do „mikrotekstów” (microcopy), czyli komunikatów i wskazówek ułatwiających poruszanie się po stronie. Szczegóły najkrótszych z nich opisują mikroteksty w interfejsie, ale katalog miejsc jest szerszy:

• Menu, przyciski i linki: prowadzą, bo mówią, dokąd przenoszą i co się stanie po kliknięciu.
• Etykiety, podpowiedzi i „treść zastępcza” (placeholder) pól: wyjaśniają, jakie dane wpisać i w jakim formacie.
• Komunikaty błędów i walidacji: ostrzegają, co poszło nie tak, i podają sposób naprawy.
• Puste stany: tłumaczą, dlaczego ekran jest pusty, na przykład w koszyku albo w wyszukiwarce bez wyników, i co zrobić dalej.
• Komunikaty ładowania i wysyłania plików: informują, że proces trwa i że nie trzeba nic powtarzać.
• Powiadomienia i SMS-y: zawiadamiają o zmianie stanu, na przykład o wysłaniu paczki.
• „Mail transakcyjny”: potwierdza zamówienie, rejestrację albo reset hasła.
• Strony potwierdzenia: zamykają proces i mówią, co użytkownik ma teraz zrobić.

Czym UX writing różni się od copywritingu i content designu?

Copywriting przekonuje do zakupu albo kliknięcia, a UX writing pomaga wykonać zadanie, które użytkownik już zaczął. Pierwszy działa na etapie decyzji („dlaczego warto”), drugi na etapie czynności („co teraz wcisnąć i co się stanie”). Ten sam tekst nie zawsze zrobi obie rzeczy: hasło reklamowe na przycisku płatności nie powie, czy kliknięcie obciąży kartę.

„Content design” to szersza nazwa tej samej roli. W połowie lat 2010. Meta, Shopify, Netflix i Microsoft zmieniły nazwę stanowiska z „UX writer” na „content designer”, a Apple zostało przy „UX Writer”. Według ankiety płacowej UX Content Collective nazwy „UX Writer” używa około jednej trzeciej branży. Funkcjonują też określenia UXW, „UX copywriting” i „UX copy”. To różne etykiety zależne od firmy, nie różne zawody. Osobna sprawa to UX i UI: UX to doświadczenie użytkownika, a „interfejs użytkownika (UI)” jest węższy, bo obejmuje to, co widać na ekranie. Osobny tekst wyjaśnia, na czym polega różnica między UX a UI.

Jakie zasady obowiązują w UX writingu?

Jest ich sześć, od najbardziej charakterystycznych dla pracy z tekstem interfejsu po te wspólne z resztą projektowania UX.

1. Krótko i jasno, bo użytkownik skanuje

Przycisk i etykieta mają mieć jedno konkretne znaczenie, bo ekranu nikt nie czyta od góry do dołu. Badania eyetrackingowe Nielsen Norman Group (2024) pokazują, że ludzie czytają w sieci inaczej niż w druku. Częściej skanują, niż czytają linijka po linijce, a najlepiej skanuje się krótkie teksty: nagłówki, etykiety poleceń i linki. „Prosimy o uzupełnienie danych niezbędnych do realizacji zamówienia” zamień na „Dane do wysyłki”. Rozwijają tę zasadę zasady prostego języka: długość zdań, słownictwo i sprawdzanie, czy tekst jest zrozumiały.

2. Przycisk mówi, co się stanie

Etykieta przycisku zaczyna się od czasownika i nazywa skutek kliknięcia. Obiecuje to, co ekran faktycznie zrobi:

• „OK” zamień na „Zapisz zmiany”.
• „Kliknij tutaj” zamień na „Pobierz cennik dostaw (PDF)”.

Nie znoszę „Kliknij tutaj”, bo link nie mówi, dokąd prowadzi. Test jest prosty: przycisk przeczytany bez otoczenia powinien nadal mówić, co zrobi.

3. Jedna rzecz ma jedną nazwę

Gdy w menu jest „Koszyk”, a na przycisku „Torba”, klient zaczyna się zastanawiać, czy to to samo miejsce. Taka „spójność” wymaga „słownika pojęć” produktu: listy nazw, których używasz w całym serwisie, razem z tym, czego unikasz. Zapisuje się ją w przewodniku stylu (style guide), ale na start wystarczy arkusz z dwiema kolumnami.

4. Ton dopasowany do sytuacji

„Głos marki” jest stały, a „ton” zmienia się z sytuacją użytkownika. Potwierdzenie zapisu do newslettera może być swobodne, ale komunikat o odrzuconej płatności nie żartuje: „Płatność nie przeszła. Sprawdź dane karty albo wybierz inny sposób zapłaty”. Klient w stresie potrzebuje spokojnej instrukcji, nie dowcipu.

5. Informacja wtedy, kiedy jest potrzebna

Każda podpowiedź stoi tam, gdzie pada pytanie. Format numeru telefonu podajesz przy polu telefonu, a nie w regulaminie, bo tylko tam ktoś go zobaczy. Dłuższe wyjaśnienia rozbij na kroki i pokazuj stopniowo, zamiast wstawiać ścianę tekstu na początku formularza.

6. Tekst dostępny dla każdego

Etykieta pola ma być widoczna i odczytywana przez czytnik ekranu. Placeholder jej nie zastępuje. Link opisuje swój cel, więc „Zobacz koszty dostawy” wygrywa z „Więcej”. Kryteria dotyczące etykiet i celu linku zawierają wytyczne WCAG.

Jak wygląda dobry tekst w interfejsie? Przykłady przed i po

Dobry tekst nazywa czynność, mówi, co się stało, i podaje następny krok. Te pary to wzorce redakcyjne do skopiowania, nie wyniki badań.

Komunikaty układają się we wzorzec: co się stało, dlaczego i co teraz. Na przykład:

Nie udało się zapisać zamówienia, bo brakuje numeru telefonu. Wpisz numer i kliknij „Zamów” ponownie.

Te dwa zdania mieszczą wszystkie trzy elementy. Gdy któregoś brakuje, użytkownik musi zgadywać.

Jak poprawić teksty na własnej stronie bez UX writera?

Zacznij od jednej ścieżki i zrób z niej „inwentaryzację treści”. W pięciu krokach:

1. Wybierz jedną ścieżkę (kontakt albo zakup) i spisz wszystkie jej teksty w arkuszu, od przycisku na stronie głównej po mail z potwierdzeniem.
2. Zaznacz różne nazwy tej samej rzeczy i wybierz jedną.
3. Przepisz przyciski na czasownik i obiekt.
4. Przeczytaj każdy komunikat błędu i sprawdź, czy mówi, jak to naprawić.
5. Pokaż ekran kilku osobom i poproś, żeby powiedziały, co zrobią dalej.

Do kroku 5 wystarczą proste testy użyteczności z kilkoma osobami, bez laboratorium. Nowe teksty pisz od razu na „makiecie” przy kolejnej zmianie: gdy etykieta powstaje po wdrożeniu, zwykle nie ma już miejsca na dłuższe sformułowanie. Gdy ruch na to pozwala, dwie wersje przycisku można porównać w „teście A/B”. Na dziś: spisz teksty jednej ścieżki, zanim cokolwiek przepiszesz.

Czym zajmuje się UX writer?

UX writer projektuje teksty interfejsu razem z projektantem i zespołem produktu, często pracując bezpośrednio na makietach w narzędziu projektowym, na przykład w Figmie. Dzięki temu od początku wiadomo, ile tekstu zmieści się na ekranie i gdzie stanie. Współpracuje z zespołem UX, programistami i kierownictwem, a jego praca styka się z badaniami użyteczności i testami A/B. Nie wszystko polega na pisaniu: do zadań należą też przewodnik stylu, terminologia produktu oraz audyt i inwentaryzacja treści.

Nauka tego zawodu ma w Polsce kilka ścieżek. Przedmiot „UX writing – podstawy” prowadzi Instytut Języka Polskiego na Wydziale Polonistyki UW, za 3 punkty ECTS. Według learndesign.pl Wojtek Aleksander jest autorem pierwszej w Polsce książki o UX writingu. Zarobki zależą od firmy i doświadczenia.

Czy UX writing obejmuje też komunikaty o błędach?

Tak, komunikat błędu to jeden z tekstów, które najczęściej decydują o porzuceniu formularza: mówi, co się stało i jak to naprawić, a formularz nie kasuje wpisanych danych. Dotyczy to zarówno błędów po wysłaniu formularza, jak i bieżącej walidacji przy polach. Anatomię takiego komunikatu rozkłada tekst o tym, jak pisać komunikaty o błędach.